テレワークの実態とは｜さぼりの原因や防止用の監視ツールについて解説！

近年、様々な仕事が増えていく中で注目され始めているテレワークは、出社する必要のない人が利用する効率的な働き方として認知されてきています。

効率的な働き方として期待されているテレワークですが、導入が進む中で様々な問題が発生してきています。その中の一つに「さぼり」があります。自己管理ができる人は問題ありませんが、出社することでオン・オフを切り替えていた人は、テレワークで集中力を持続するのが簡単ではないでしょう。その結果「さぼり」という事態を招いて、会社の生産性の低下を誘発してしまいます。

慣れない働き方だからこそ企業側は社員のケアも含めて、サボりにくい環境を用意してあげましょう。当記事では、サボり防止の監視ツールやサボってしまう原因について解説します。内容を参考に、テレワークだとしても従業員がパフォーマンスを維持できる環境づくりを目指してみてください。

※本記事は、記事に記載の事業主の広告を含んでいます。
※本記事の作成は当社自身がその判断により行っており、当該事業主の意向が反映されることはありません。

調査でわかったテレワークの実態

国土交通省はテレワークに関する調査を実施しています。注目すべき結果は以下の通りです。

• 雇用型テレワーカーの割合：27％（全国）
• テレワーク実施者の「テレワーク継続意向」の割合：約89％
• 継続意向を示す理由が「新型コロナウイルスの感染症対策」としている人の割合：約49％

テレワーク自体は従来から注目されている働き方でしたが、令和1年頃までは実施するきっかけが無いためか割合は15％前後を推移していました。しかし、令和2年になると新型コロナウイルスが流行し始め、政府がテレワークを推奨し始めたことをきっかけに一気に実施率が上昇したのです。

その結果、多くの方がテレワークという働き方を認知するきっかけとなり、様々な分野でテレワークを許容する動きが見られ始めました。新型コロナウイルスの集束後でも継続意向を示す人は多く、その理由としてテレワークがもたらすメリットが大きいと認知されたことが考えられます。以下で取り上げるテレワークのメリット・デメリットを確認して、テレワークを実施する価値を確認してみてください。

テレワークのメリット

テレワークの継続意向を示す人が多いのは、実施することにメリットを感じている人が多いからであると考えられます。テレワークにおけるメリットは「企業側のメリット」と「就業者側のメリット」の2つの側面に存在します。双方のメリットが合致するからこそ、テレワークに取り組む価値が生まれるため、お互いにテレワークのメリットは把握しておく必要があるでしょう。

【企業側のメリット】

• コスト削減につながる
• 緊急時でも事業の継続が可能となる
• 営業効率が向上する
• デジタル化の促進につながる
• 人材の確保につながる

企業にとってテレワークの導入は、デジタル化の促進や生産性の効率化に繋がる側面があります。また、導入することを対外的に謳っていけば、魅力を感じて入社してみたいと思う方も増えるでしょう。さらには、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言など想定外の事態が起こっても、事業を滞りなく進めることが可能です。

【就業者側のメリット】

• ワークライフバランスが充実する
• 生産性が向上する
• 新たな働き方を身に付けるチャンスになる
• 出社に伴う新型コロナウイルスの感染リスクが抑えられる

就業者にとってテレワークの導入は、生産性の向上や出社による負担を軽減することに繋がる側面があります。テレワークだと一人で業務にあたることができるため、業務に集中しやすく成果を上げやすいです。また、出社における満員電車のストレスや新型コロナウイルスの感染リスクの軽減は、テレワークの大きなメリットの一つと言えるでしょう。

テレワークのデメリット

テレワークには生産性を高めたり、コスト削減に繋がったりするメリットがある一方で、デメリットも存在します。テレワークの効果はテレワーカーの自己管理能力に左右される部分が大きいため、様々なデメリットが発生しやすいです。そのことを踏まえて、企業側と就業者側のデメリットを把握しておきましょう。

【企業側のデメリット】

• 勤務中の様子が把握できない
• 進捗管理の難易度が上がる
• セキュリティリスクが高まる

社内で上司が従業員の勤務状況を把握できるような状態をテレワークでは実現しにくいです。そのため、進捗管理や勤務中の取り組み度合いを確認できない点は、テレワークの大きなデメリットと言えるでしょう。また、テレワークは自宅でなくてもカフェやコワーキングスペースで作業が行えるため、業務内容が第三者に見られてしまうといったセキュリティ面におけるリスクの増加も懸念されます。

【就業者側のデメリット】

• 他人の目がないためさぼってしまう
• 時間管理が難しい
• 作業効率が低下する可能性がある
• モチベーションが維持できない可能性がある

テレワークはセルフマネジメント能力が重要であるため、自己管理ができないと作業効率が低下したりモチベーションが低下したりしてしまいます。また、自己管理ができない状態が悪化すると「さぼり」にまで発展してしまうかもしれません。自己管理は個人で解決していくことも大切ですが、企業による対策でも改善が見込めます。上記のようなデメリットによる負担を少しでも軽減するためにも、さぼる原因や対策方法を把握して積極的に取り組んでみてください。

テレワーク中にさぼってしまう原因

テレワーク中にさぼってしまう原因を把握しないことには、対策の使用がありません。以下で示す原因を確認して、どういった対策が有効になるのか検討してみましょう。

【テレワーク中にさぼってしまう原因】

• 集中力を維持できない

上司や同僚といった仕事仲間が周りにいないため、集中力を維持するのが難しいです。自宅で業務をしていれば、ちょっとした息抜きにスマホをいじったり、テレビを観たりすることもできてしまうため、業務を妨げてしまうことにも繋がるでしょう。

• オン・オフの切り替えが難しい

オフィスに出社することでオンとオフの切り替えができていたような人の場合、自宅での業務をする際にスイッチを切り替えるのは簡単ではありません。プライベートと業務の空間をきっちり分けることができない人にとっては、オン・オフの切り替えは最も重要なポイントとなるでしょう。

• 自信が会社の一部として役立っている感覚を抱きにくい

オフィスの中で仲間たちと仕事をしていないと、孤独感を抱きやすくなるだけでなく、企業に対して貢献できているのか実感しにくくなります。自分が働く意味を感じないと業務へのモチベーションは維持しづらくなり、さぼるきっかけとなってしまうでしょう。

テレワーク中のさぼり対策にはルール作りや制度の変更が有効

テレワーク中のさぼりを対策するには、企業側がルール作りや制度の変更をするのが有効です。具体的な案としては以下のようなものがあります。

【テレワーク中のさぼり対策】

• フレックスタイム制の導入
• ジョブ型の雇用を導入
• 成果主義を取り入れる
• 毎日の成果報告を義務付ける

テレワーカーの働きやすさを活かしつつも、モチベーションが維持できたり、業務としての義務感を感じることができたりする仕組みを作れば、テレワークのさぼりを防ぎつつも大きな生産性を生み出せるでしょう。

フレックスタイム制の導入

フレックスタイム制とは、決められた総労働時間をクリアすれば、自由に始業時間と終業時間が決められる制度のことです。フレックスタイム制の導入により、テレワーカー自身がプライベートと仕事を両立しやすくなるため、モチベーションを維持しながら業務に臨みやすくなります。

ワークライフバランスを推進する取り組みとしても注目されており、多くの企業で導入され始めているのが特徴です。テレワーカーが最も効率的な働き方をするための方法として、フレックスタイム制は効果的と言えるでしょう。

ジョブ型の雇用を導入

ジョブ型の雇用とは、雇用契約を結ぶ際に1人ひとりの仕事の範囲を明確に規定する制度のことです。アメリカなどでは当たり前の制度として認知されており、仕事に人を付ける仕組みがあることで従業員が業務に集中しやすくなります。

また、ジョブ型雇用は責任感を抱かせる制度としても役立ちます。日本ではお互いに助け合うことで案件をこなしていくスタイルが一般的ですが、捉え様によっては「誰かが代わりにやってくれる」という思考になって、さぼるきっかけになる場合があります。ですが、ジョブ型雇用なら「自分がやらないと業務が進まない」という意識になりやすく、責任感を抱かせやすくなるでしょう。

成果主義を取り入れる

成果主義とは、従業員の成果や実力に応じて待遇を決める制度の事です。成果主義にすれば、勤続年数や学歴に報酬が左右されることが無くなるため、個人が成果を出すことに対して意欲的になれます。そうすると、さぼりは成果を落とすことに直結するので、サボることに対する危機意識を抱かせられます。

「ノルマ」を与えることで成果を維持する仕組みを作っている企業もありますが、この場合は最低限のことをこなすことばかりに意識が向いてしまうため、ノルマをこなした後はさぼる人が発生しやすいです。もし、ノルマを与えることでテレワークのさぼりを無くそうとしているようであれば、成果主義への変更を推奨します。

毎日の成果報告を義務付ける

テレワークでは、どうしても最終的な成果の報告だけで完結してしまいやすい傾向があります。そうなると、業務が完了するまでの工程に対してどのくらい真剣に取り組んでいるのか把握しづらくなってしまうでしょう。

毎日の成果報告を義務付ければ、テレワーク中といえども業務の実績を残す必要が出てくるため、さぼる暇が無くなります。日々の業務に対する真剣な意識を持たせ続けるためにも、成果報告は毎日行うのがおすすめです。

テレワーク中のさぼり防止には監視ツールの導入もおすすめ

テレワーク中のさぼりを対策するにはルール作りや制度変更が有効ですが、その他にも監視ツールのような「みられる意識」を持たせてさぼらせない方法もあります。監視ツールを導入することで、勤怠管理や在籍管理、業務管理などが行なえるため、効果的にテレワーカーの細かな状況を把握できるでしょう。ただし、監視できるとはいえ過度にやりすぎると従業員の意欲を削ぐ結果になりかねないので注意しましょう。

監視ツールとは、テレワーク中の従業員を監視したり、業務に関するデータを収集・分析して業務全体を管理したりすることで、テレワーク中の従業員の全体の状態を把握するためのツールを指します。

監視ツールは人数によって月額料金が異なるプランを採用しているサービスが多く、1人あたり300～1,000円/月で利用可能です。またサービスによっては初期費用が300,000円かかるものもあったりするため、事前に料金プランを確認してから導入してください。

監視ツールでできること

監視ツールを導入すれば以下のような機能を利用できます。

• 起動ログの保存

いつPCを起動し、いつシャットダウンしたのかを記録

• カメラ撮影

数分おきにPCのカメラで撮影を行い、在席、離籍を確認

• 画面キャプチャの取得

数分おきに画面キャプチャを取得し作業の進捗を確認

• ソフトウェアの利用履歴の取得

業務範囲外のソフトウェアを利用していないか確認

• ブラウザのアクセス履歴の取得

業務に関係のないネットサーフィンをしていないか確認

• デバイスの接続履歴の取得

USBデバイスの接続状況やどんなデバイスが接続されたのかなどを確認

• キーロガーの監視

キーボードで入力されている内容をログとして取得し、不適な単語を入力していないか監視

• 在席管理

パソコンのWebカメラを遠隔で起動して着席状況を目視、パソコンのCPUが停止状態でないかなど、勤怠管理の信憑性を確認

全て利用すれば、始業から終業まできっちり監視できるでしょう。しかし、それを行なってしまうと作業員のストレスがかかりすぎる可能性があるため、自社の特性や業務内容に合わせて必要なものを選定することをおすすめします。

監視ツールでは「さぼり防止」としての機能が豊富ですが、使い方次第ではさらに他の効果を生み出せます。以下の効果を確認して、監視ツールの利用目的の幅を広げてみましょう。

• オンラインでのコミュニケーションが捗る

リアルタイムで社員の状況や作業内容を把握できるため、従業員間の情報共有がしやすい

• 業務におけるミスが発生するのを防げる

PCの作業を監視することで、重大なミスを防げる

• 過剰労働を抑制できる

勤怠の管理をすることで、過剰労働を防げる

• 情報漏洩の防止につながる

アクセス履歴の監視や管理を行うことで、不要なサイトへの接続を防げるため、重要な情報の流出を防げる

監視ツール導入の注意点

監視ツールは企業の運営を停滞させないことに役立ちますが、使い方次第ではマイナス方面への影響を発生させてしまう可能性があります。監視ツールの導入を決めている方は、導入する前に注意点を確認しておきましょう。

【監視ツール導入の注意点】

• プライバシーの侵害
• 過度な監視行為によるパワハラ
• 情報漏洩
• セキュリティ管理
• 監視に業務のウェイトが傾く

監視ツールは企業にとっては効果的なシステムですが、従業員にとっては負担でしかありません。「監視されている」と思いながら仕事をすれば、いつか自然と不満が爆発してしまうかもしれません。そのため、企業側は従業員への配慮を持ちつつ監視ツールを有効に活用するように心がけましょう。

また、監視に注力しすぎると監視専門の従業員を配置する必要が出たりするので、通常業務に支障をきたす可能性があります。「通常業務」と「監視」のバランスを取りながら、円滑に企業運営を進めていく努力が企業側には求められるでしょう。

監視ツール以外でさぼり防止につながるシステム・サービス

監視ツール以外でも、さぼり防止につながるシステム・サービスは存在します。具体的には以下のようなシステム・サービスが挙げられます。

• ビジネスチャット・コミュニケーションツール

社員間のコミュニケーションが円滑にとれるツールを導入することで、お互いが仕事をしている感覚になりやすいです。仲間と連絡を取ることで、さぼるという思考を生まないようにするのを目的に導入する企業もあります。また、業務の情報共有が円滑に行われる点も、コミュニケーションツールの良い点と言えます。

• Web会議システム・ビデオ通話

インターネット環境を通じて音声や映像を繋ぎコミュニケーションをとるツールです。お互いの顔をみてコミュニケーションをとることで、ともに業務に臨んでいる感覚を生み出すことができるでしょう。

• 営業管理ツール

営業活動全般についての情報を管理したり、分析してチーム内で共有したりできるツールです。情報の共有を行うことで属人性を排除できるため、業務への責任感を持たせることができてさぼりを防げます。

さぼりを防ぐためには、いかにしてテレワーク中の従業員が業務に携わっていることに責任感を感じられるようにするかが大切です。コミュニケーションツールや営業管理ツールなどは、責任感を抱かせるためにはうってつけのツールといえるでしょう。

まとめ

テレワークは昨今の働き方の変化に合わせて導入されつつある、効率的且つ生産性の高い働き方の一つです。特に新型コロナウイルスが流行した令和2年以降は、テレワークの重要性が大幅に増加しているため、多くの企業がそのシステムを導入し始めてきました。

しかし、テレワークの導入が進むと、業務が円滑に進むメリットを実感できている企業が増える一方で「さぼり」に対する悩みを抱える企業も増えました。オフィスに出社しないことでオン・オフの切り替えが難しく、結果としてさぼりを招く事態が発生してしまったのです。

そこで、さぼりに悩んでいる企業におすすめなのが「さぼり対策」ができる「ルール作り・制度変更・ツールの利用」です。どれも、さぼりを対策するには効果的ですが、さぼり対策を重視しすぎて、従業員のストレスを増やしてしまわないように注意しましょう。さぼり対策の本質は、従業員に責任感を抱かせて企業の運営の一部として携わっている自覚を持たせることです。