展示会集客の効果的な方法とは｜イベントを成功させるコツやアイデアを紹介！

展示会は自社をアピールするのにうってつけのイベントです。展示会で自社の製品やサービスを来場者に向けてアピールできれば、その後お互いに利益のある関係性が築けるかもしれません。

ただし、展示会で成果を得るためには出展者側が来場者の求める情報や、それを的確にプレゼンする能力が無いと実現しないでしょう。

そこで当記事では、展示会における効果的な集客方法や展示会後のフォローのことまで解説しています。出展料もかかるからこそ、少しでも展示会の成功率を上げるために当記事の情報を押さえておきましょう。

※本記事は、記事に記載の事業主の広告を含んでいます。
※本記事の作成は当社自身がその判断により行っており、当該事業主の意向が反映されることはありません。

展示会での集客に失敗する理由

展示会における集客の失敗は、数十万円かかる出展料を無駄にしてしまうこととほぼ同意と言えます。逆に展示会での集客に成功すれば、数十万円の出展料など負担にならないくらいのメリットが生まれるでしょう。

展示会を成功させるためには、失敗する理由を把握して失敗しないように努めることが大切です。そのため、以下で示す展示会における集客の失敗理由を把握して、展示会で失敗しないように心がけましょう。

【展示会での集客に失敗する理由】

• イベントに出展すれば集客できると思っている
• 展示会に行く必要性がなくなってきており来場者が少ない
• スタッフが接客や説明を上手くできない

イベントに出展すれば集客できると思っている

展示会に参加する目的は「自社の製品・サービスを知ってもらって利用してもらうこと」であるため、その目的が達成できなければ参加する意味がなくなってしまいます。集客に失敗してしまう多くの企業は、目的を達成するための参加をせずに「参加することを目的」として展示会に参加してしまっている場合が多いです。

毎年、展示会に参加している企業などはそれが「毎年の流れ」のような風潮になりやすく、気づけば参加自体が目的になりやすい傾向があります。参加を目的とすると、ターゲット層に合わせた効果的なブースの準備ができなくなり、最終的な集客にも繋がりにくくなるため注意しましょう。

展示会に行く必要性がなくなってきており来場者が少ない

近年では、新型コロナウイルスの拡大により展示会の中止が相次いでいます。開催をしても入場者数の制限を加えるなど様々な感染症対策が行われているため、出展者側にとってはアプローチできる顧客の絶対量が減少してしまい、集客効果が薄れる傾向にあります。

また、こういった近年の情勢に合わせてオンライン展示会という形の展示会が進められるようになり、そもそも展示会へ足を運ぶ必要性が無くなってきているのも現状です。もちろん、直接見て良さを確認できる点が展示会の良いところではありますが、世間の情勢がこうなってしまっている以上、出展者側は展示会に行く必要が無くなっている潜在顧客にどのようにしてアピールしていくかが重要となってくるでしょう。

スタッフが接客や説明を上手くできない

展示会ではブースに在中するスタッフの対応も重要になってきます。スタッフが来場者に対して、愛想よく適切な情報提供ができなければ、興味を持ってくれた方でも成果に繋がらない可能性が高まるでしょう。

スタッフの対応はマニュアルや教育で改善できるため、展示会の準備段階からスタッフの質を上げる準備も怠らないことが大切です。また、ブースに対するスタッフの人数にも工夫をすれば、来場者がブースに近寄りやすい環境も作れるため「見え方」も意識してスタッフを配置すれば集客効果も上がるでしょう。

展示会の効果的な集客のコツとアイデア

展示会での集客に失敗する理由を把握したら、次は集客効果を高めるためのコツも押さえておきましょう。集客のコツを把握して展示会に臨むことができれば、自然と製品やサービスのアピール回数も増えるため、成果に繋がる確率が高くなります。

【展示会の効果的な集客のコツとアイデア】

• 出展目的を明確にする
• 事前に案内状・メール・自社サイト・SNSなどで集客を行う
• 出展ブースのデザインなどもきちんと行う
• スタッフの接客や説明内容なども事前に準備をする
• 来場者が求める情報を用意する
• ノベルティなどの配布物を用意する

事前の告知から当日のサービスまでを充実させることができれば、来場者に対して効果的なアプローチができます。また、これらを実行していく上で、出展目的を明確化してそれに沿って進められればムダなく展示会を終えられるでしょう。

出展目的を明確にする

企業にとって展示会へ出展することは最終的な目的ではありません。「自社の製品を1人でも多くの人に知ってもらう」「自社の製品を狙ったターゲット層の方に購入・導入してもらう」といった、自社の利益を向上させる目的をもって出展するのが一般的です。なぜ、展示会に出展するのかを考え、目的を明確にしたうえで準備や当日の応対をするようにしましょう。

また、各々の来場者には展示会へ訪れる理由があります。それは、最新技術の偵察であったり、既存技術で解決できない悩みを解決する方法の模索であったりと様々です。そういった人たちの悩みを解決するためには、目的を明確化してブースに反映し、来場者が「ここに行けば解決できるかも？」と思ってもらえるようなブースにすることが大切と言えます。

事前に案内状・メール・自社サイト・SNSなどで集客を行う

集客を行う方法は、当日の接客やサービスだけではありません。展示会が開催されるよりも前に、自社サイトやSNS、メールなどを活用して事前に周知しておいていただくことも一つの方法です。

実際に自社のサイトを閲覧する方や、お付き合いのある方などは自社の製品やサービスを知っている方が多いため、興味を持っていただける可能性が高いです。新規顧客の開拓で展示会を利用するのも重要ですが、成果を重視するのであれば既存の顧客などに事前アプローチをしておくことも必要不可欠と言えるでしょう。

＊既存顧客にしつこい宣伝を行うのは逆に評価を下げてしまうので、相手の迷惑にならない程度で展示会参加の旨を伝えるようにしましょう

コンセプトにあった出展ブースにする

展示会で来場者を呼び込むには、人を惹きつけるような仕掛けや仕組みを構築することが大切です。特にブースのデザインは視覚的にアピールできる一番の集客ポイントとも言えるため、自社の製品やサービスのコンセプトに合わせたデザインを心がけるようにしましょう。

具体的には装飾やロゴ、キャッチコピーなどを工夫するのが効果的と言えます。「目に留まるキャッチコピー」「思わず二度見してしまう綺麗な装飾」など、見た瞬間に足を運びたくなるようなブース作りをしましょう。また、ブース内の動線も合わせて工夫すれば、自社の製品やサービスを満遍なく見ていただくことにも繋がります。

スタッフの接客や説明内容なども事前に準備をする

スタッフがブース付近で直接集客を行う際は、接客内容や説明する内容をある程度マニュアル化しておきましょう。マニュアル化しておくことで、どのスタッフが対応しても自社が求めるニーズに合わせた顧客を集客することができます。

また、通りすがりの来場者が他の人の受けている説明を横耳で聞いて興味を持った場合、同じ説明ができないとその人のニーズが満たせません。事前に接客方法や説明内容などをマニュアル化して、展示会での応対にムラがないように準備しておくことが大切です。

来場者が求める情報を用意する

展示会では、来場者の方が求める情報を少しでも多く提供できるように準備してきましょう。製品やサービスの情報はもちろん大前提に、来場者がなぜ今回の展示会に来ているのかを考えて最適な情報を準備しておくことが大切です。

例えば、展示会のテーマがテクノロジーの場合「どういったテクノロジーの分野を求めているのか」「テクノロジーを利用して何ができるようになりたいのか」などを考えて情報を用意すれば幅広い層の来場者に最適な情報が提供できる可能性が高まります。

ノベルティなどの配布物を用意する

展示会でブースに来てくださった方には、自社宣伝用のノベルティグッズなどを配布しましょう。グッズを貰った来場者は、ブースに足を運んだことに対する満足感が高まるだけでなく、ブースの印象を覚えておくきっかけにもなります。

ノベルティはファイルであったりボールペンであったりと実用的なものが多いです。そのため、後日ノベルティグッズを使った際に思い出してもらえるかもしれません。展示会で成果に繋がらなくても、長期的に自社の名前を覚えておいてもらえる工夫ができれば、最終的には利益を生み出す可能性が高くなるでしょう。

展示会後のフォローも大切！

展示会での集客が成功したら、必ず展示会後のフォローも徹底して行いましょう。展示会で契約が成立することはほとんどないため、展示会終了後にアプローチする機会を設けなければ成果に繋がりにくくなってしまいます。以降の章では、以下で示す2つのポイントに注目しつつ、展示会後のフォローについて解説します。

• お礼をするタイミングと方法
• 展示会のお礼の内容例

お礼をするタイミングと方法

展示会のブースに来ていただいた方には、後日お礼をして繋がりを深めることで自社のことをさらに知ってもらいましょう。お礼をするタイミングは、なるべく早い方が良いです。展示会の日から時間が経ちすぎると、ブースに来てくださった方も誰からのお礼なのかわからなくなってしまいます。

また、お礼はメールで行いましょう。電話や直接来訪するような手段は絶対に取らないようにしてください。来場者からしたら自社のブースは展示会にある何百社もあるうちの一社でしかありません。そんな一社からいきなり電話がきたり、直接訪ねられたりしてしまっては迷惑と思われてしまいます。

展示会のお礼の内容例

展示会のお礼メールを送る際は、以下のポイントを盛り込んで文章を構成してみましょう。

【お礼に盛り込みたい内容】

• お礼の気持ち
• 展示会でおこなった自社ブースの内容
• 展示会の日に接客した担当者の情報
• 自社が取り扱う製品・サービスの情報
• 自社の情報（連絡先など）

上記のような情報を盛り込むことで、お礼の気持ちがしっかりと伝わるようにすることが大切です。ただし注意点として、自社の情報のボリュームを大きくしすぎて営業メール感がでてしまわないようにしましょう。

以下の章では、見込み顧客になる確度が高い来場者と低い来場者の２パターンに分けて、お礼の例文をご紹介します。

確度が高い来場者向けのお礼の例文

名刺をいただいた際に、仕入れ担当者や代表取締役など自社の製品やサービスを導入してくれる可能性が高い場合、効果的なお礼の文面を送ることで成果につながる確率が高まるでしょう。また、メールを送信する際は一斉送信などを利用せず、個別に送って確実にみてもらえるように工夫することが大切です。（一斉送信だと迷惑メールに振り分けられる可能性があります）

【確度が高い来場者向けのお礼の例文】

件名：【○月□日の展示会××ブースご来場のお礼】

＊＊＊株式会社　〜〜〜様

株式会社ABCの〜〜〜と申します。

先日はお忙しい中、○○展示会・当社の□□ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。

ブースでは、〜〜〜様に（商品・サービス名）の現行モデルの詳細や発売時期について（当日交わした会話内容に基づいて作成）ご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。説明が至らない点もあったかと存じますので、下記にもご説明させていただいた商品・サービスの資料をご用意させていただきました。ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。

展示会にて取り上げた製品・サービスの資料：＜URL＞ 

これらの商品（サービス）について、可能であれば弊社の担当者から直接ご説明をさせて頂きたいのですが、ご予定いかがでしょうか？

どうぞ、ご検討の程よろしくお願いいたします。

ご返信、心よりお待ちしております。

＜署名＞

確度が低い来場者向けのお礼の例文

展示会には最新情報やトレンドを把握するために訪れている人も多く、製品・サービスの導入を検討していない方もいます。そういった方の多くは営業部門に在籍している方が多いです。自社の製品・サービスを導入してくれる可能性が低い来場者に対しては、一斉送信などを利用して最低限目に入るようにアクションを起こしておくことが大切になってきます。

【確度が低い来場者向けのお礼の例文】

件名：【○月□日の展示会××ブースご来場のお礼】

＊＊＊株式会社　〜〜〜様

（＊一斉送信などの場合は相手先の名前はカットしても大丈夫です）

株式会社ABCの〜〜〜と申します。

先日はお忙しい中、○○展示会・当社の□□ブースにお立ち寄り下さいまして、誠に有難うございました。

ブースでは、（商品・サービス名）のご説明させていただきましたが、ご参考になりましたでしょうか。説明が至らない点もあったかと存じますので、下記にもご説明させていただいた商品・サービスの資料をご用意させていただきました。ご都合の良いときにご覧いただければ幸いです。

展示会にて取り上げた製品・サービスの資料：＜URL＞ 

なお、ご不明な点などございました際は、本メールにご返信いただくか、下記問い合わせ先までお気軽にご連絡くださいませ。

今後とも、よろしくお願いいたします。

＜署名＞

まとめ

展示会における成功とは、最終的に自社の製品・サービスを導入・購入していただくことです。成功を収めるためには効果的な集客を行い、集めた来場者のフォローをして成果に繋げていくことが大切になってきます。

集客効果を高めたい場合には、目的を明確にして、それに沿ったブースをデザインしつつ、来場者のニーズを満たせるような接客や説明内容のマニュアルを作成しましょう。そして、集客して名刺交換をした来場者を見込み客かそうでないかに分けて、後日、最適なお礼メールを送ってください。

基本的に展示会当日に強く印象の残ったブース以外は記憶に残りにくいため、後日に行うお礼メールが特に重要となります。そのことを踏まえて、当日からどんな対応をしたのか意識しておくことが重要です。