テレワークでの失敗事例｜ビデオ会議でミスらないように失敗談から学ぼう！

自宅で勤務するテレワークは便利な反面、思いがけない失敗もあります。

テレワークをこれから始める人も、すでにテレワークを始めている人も、これから案内する失敗例を参考に、快適なテレワークライフを過ごしてくださいね。

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[失敗事例]テレワークでよくあるビデオ会議の失敗・やらかし

テレワークは通勤が不要。自宅で勤務できる点がとても魅力的です。しかし、慣れないことで、出社時には起きなかったテレワークならではの思わぬ失敗をしてしまったことはありませんか？

テレワークでよくある失敗や、やらかしてしまった事例を紹介します。思わず笑ってしまうような失敗から、怒られてしまったことや恥をかいてしまった失敗談についてまとめました。

【テレワークでよくある失敗】

• 映像や音声が繋がらず予定時間に遅刻
• 背景の設定ミスでプライベート感丸出しに
• 聞き取りづらい・ミュートのままだったなどの音声トラブル
• 会議中なのに来客者が来たり電話が鳴ったり…
• 子どもやペットが部屋に入ってきてカットイン
• 見られたくないのに部屋の様子が映ってしまった
• 出社時と同じなのに画面に映るとラフな服装に見えてしまう
• 家に居るため部屋着・ノーメイク・寝ぐせのままだった

映像や音声が繋がらず予定時間に遅刻

テレワークでよくあるオンラインビデオ会議ですが、映像・音声機器のトラブルで遅刻してしまうケースがあります。

【よくある失敗例】

• イヤホンやマイク、カメラが許可されておらず映像や音声が繋がらなかった
• ワイヤレス機器の接続が事前にできていなかった為、同期に時間がかかってしまった
• ワイヤレス機器の電池や充電が切れていた

例えば、これまで使ったことがないマイクやヘッドセットの扱いに苦戦した結果、会議の開始時刻に間に合わないといったものです。オンライン会議では慣れない機器の使い方や設定方法を事前に調べておいて、心に余裕がある状態で臨みたいですね。

背景の設定ミスでプライベート感丸出しに

オンライン会議で欠かせないのがカメラ機能です。オンライン上でもカメラで顔を映して話すことができる便利な機能ですが、事前設定なしで繋げるとプライベートな空間を意図せず公開してしまうことがあります。

【よくある失敗例】

• 友人とオンライン飲み会をした時のビジネスに不向きな背景画像のまま、取引先とのオンライン会議にアクセスしてしまった
• 画面共有の際、デスクトップ画像がうつりこんでしまい趣味がばれてしまった

事前に必ず自分の背景設定を確認し、オンライン会議に参加しましょう。

聞き取りづらい・ミュートのままだったなどの音声トラブル

オンライン会議で必須なマイクですが、トラブルもそれなりに多いようです。

【よくある失敗例】

• ミュートになっていることに気づかず喋り続けていた
• ワイヤレスイヤホンマイクの充電が切れてしまい無音となってしまった
• ネットワーク状況が悪く途切れ途切れになり聞こえづらかった
• マイクがオフになっていると思い呟いた独り言が拾われていた

例えば、ワイヤレスイヤホンマイクは非常に便利ですが、充電が切れると途端に使えなくなります。保険として有線のイヤホンマイクも用意しておくと安心できますね。

会議中なのに来客者が来たり電話が鳴ったり…

長時間にわたるオンライン会議の場合、会議中の来客や電話で会議が止まってしまったなんてこともあります。

【よくある失敗例】

• オンライン会議中宅配業者が来てインターホン音が入ってしまった
• オンライン会議で取引先にプレゼン中、電話が鳴ってしまい台無しに…

来客や電話は予想もつかないトラブルなので防ぐことは難しいかもしれません。対策として宅配ボックスを用意する、携帯電話は常にマナーモードにしておく等、対策しておきましょう。

子どもやペットが部屋に入ってきてカットイン

テレワークは便利な面が大きいですが、幼い子どもがいる家庭ではどうしても静かに仕事をさせてくれません。

【よくある失敗例】

• 家族がかける掃除機の音が入ってしまった
• 子供が晩御飯を催促をしに部屋へ入ってしまった
• ペットの猫がやってきて、猫語で退くように言ったところマイクが拾っていた

ペットを飼っているケースでは、部屋に入ろうとするペットの鳴き声がオンライン会議で入ってしまうことも…。そうした問題を回避するために、最近では仕事部屋用に鍵をつける人も増えています。

見られたくないのに部屋の様子が映ってしまった

オンライン会議で意図せずプライベートな空間が映ってしまい慌てたことはありませんか？

【よくある失敗例】

• 気が抜けていて背景処理を忘れてしまい、部屋の中が丸見えだった
• 業務終了後カメラをオフにし忘れ、リラックスモードの姿を見せてしまった

事前の背景の設定不足で、自室を公開してしまったという人も少なくないでしょう。最近はカメラでプライベートな空間が映らないように、背景をぼかしたりバーチャル背景を充てることが可能です。

家に居るため部屋着・ノーメイク・寝ぐせのままだった

オンライン会議では基本的に首から上、もしくは上半身のみを映すため、服装は油断しがちです。

【よくある失敗例】

上半身はカチッとした服、下半身はパジャマのまま会議に参加していたところ、資料を取る際に立ち上がってしまいちぐはぐな服装がばれて笑われてしまった。

カメラをオフにしている場合は、自宅なのでノーメイクでいることも不思議ではありません。最近は、リラックススーツスタイルのパジャマが流行っており、オンライン会議のカメラを通すと一見スーツに見える便利なものもあります。

テレワークで何を着ればいいか悩んでいる場合、活用してみてくださいね。

テレワーク中のビデオ会議の失敗を防止する方法

テレワーク中のビデオ会議で失敗はつきものです。そのため、以下のポイントを気を付けることで失敗しないように対策を整えておきましょう。

• よくある失敗の原因を知る
• ビデオ会議前に準備時間をつくる
• 自宅のテレワーク環境づくり

よくある失敗の原因を知る

テレワーク中のビデオ会議の失敗を防止するために、まずは失敗原因を知ることです。これまでのよくある失敗例から、共通要素を抜き出してみましょう。

• ビデオ会議設定が事前に出来ていない
• ビデオ会議をする際、映したくない場所や画像を背景にしてしまっている
• 仕事とプライベートの切り替えが出来ていない、身だしなみが整っていない

テレワークの失敗は、簡易的なことが原因で発生するものばかりです。ツールやシステムの不具合であれば、原因を特定して備えることが難しい場面もあるかも知れませんが、そもそもの準備や確認不足が原因の9割以上です。

ビデオ会議前に準備時間をつくる

テレワーク中のビデオ会議の失敗を防止するために、まずはビデオ会議前に準備時間を設けると良いです。

オンライン会議前の以下のような事前準備をルーティン化してみましょう。映像・音声トラブルの回避はもちろんのこと、無用な心配もなくなります。

• ワイヤレス機器の充電と接続状況を確認する
• 背景設定を行う
• 身だしなみを整える

基本的には、不慣れなツールやシステムに対する準備不足が失敗の主な原因です。やってみたらどうにかなるだろうと、楽観的に構えていると思っていも見ないところでミスが発生します。

ZOOMならZOOM、TeamsならTeamsなど、利用する各ツールで必ず練習としてデモンストレーションしましょう。立ち上げ方から、どんな風に画面に映るかまで、余念がないよう確認・準備を怠らないことが大切です。

自宅のテレワーク環境づくり

テレワーク中のビデオ会議の失敗を防止するために、自宅のテレワーク環境づくりをしてみましょう。背景設定も不要となり、ペットや子どもの急な乱入も回避いただけます。

例えば、アクセントクロスを貼ることで、背景がごちゃごちゃしない色合いでや壁の質感をシックに見せることができます。また、外の音が響かない部屋で会議できるようにセッティングしたり、家族やペットの導線も考えたうえで、イレギュラーが発生しないように考慮しておくことも重要です。

通信環境の整備も必須でしょう。通信量が少ない、もしくは繋がりづらい回線を使っていたため、自宅でのオンライン会議で画面や音が止まってしまうことも珍しくありません。

まとめ

自宅でのテレワークは非常に便利ではありますが、環境に慣れるまでは思わぬ失敗をしてしまうこともあります。

特にオンライン会議ではプライベートな空間との切り分けが大切です。紹介した事前準備をしっかり実施いただき、理想的なテレワークを行ってください。